Executive Assistance ist operative Steuerung
Ines Hörner
Gründerin von Elavience Consulting
Wenn im Executive Office eine Position frei wird, sucht man zunächst Ersatz. Jemanden für Kalender, Reisen, Termine, Unterlagen und Korrespondenz. Das ist logisch – beschreibt aber oft nur einen Teil dessen, was tatsächlich fehlt. Denn in einem gut funktionierenden Executive Office passiert weit mehr als Assistenz. Dort wird gefiltert, priorisiert und nachgehalten. Informationen werden zusammengeführt, Entscheidungen vorbereitet und Themen so sortiert, dass sie zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle landen.
Oft ist das kaum sichtbar – solange es funktioniert. Erst wenn diese Funktion wegfällt, zeigt sich ihr tatsächlicher Wert. Plötzlich landen Rückfragen wieder direkt bei der Geschäftsführung. Unterlagen müssen selbst eingefordert werden. Entscheidungen bleiben länger offen. Termine werden zum Organisationsproblem. Einzelne Themen brauchen deutlich mehr Aufmerksamkeit als vorher. Was wie ein Kapazitätsengpass aussieht, ist deshalb häufig auch eine Frage der operativen Steuerung.
Eine Rolle ist mehr als ihre Aufgabenliste
Kalender, Reisen und Korrespondenz lassen sich leicht in eine Stellenbeschreibung schreiben. Schwieriger zu beschreiben ist, was eine sehr gute Executive Assistance darüber hinaus leistet: Sie versteht Prioritäten. Sie erkennt Zusammenhänge. Sie weiß, welche Information fehlt, bevor aus ihr eine Rückfrage wird. Und sie sorgt dafür, dass Themen nicht nur weitergegeben, sondern weitergebracht werden. Genau hier verändert sich die Rolle. Aus Unterstützung wird eine Funktion, die wesentlich dazu beiträgt, wie gut eine Geschäftsführung arbeiten kann. Dafür braucht es allerdings mehr als Erfahrung und Organisationstalent.
Es braucht einen klaren Rahmen:
- Was darf selbstständig gesteuert werden?
- Wo braucht es Rücksprache?
- Welche Informationen gehören ins Executive Office – und welche nicht?
- Was muss nachgehalten werden, und was kann bewusst liegenbleiben?
Fehlt dieser Rahmen, wird aus Steuerung schnell Weiterleitung.
Eine Vakanz kann ein guter Zeitpunkt sein
Wenn eine Position kurzfristig neu besetzt werden muss, ist der Reflex verständlich: möglichst schnell jemanden finden, der übernimmt. Wir sehen solche Situationen anders.
Eine Vakanz ist auch eine Gelegenheit, sich anzusehen, was sich in einer Rolle über die Jahre angesammelt hat.
- Welche Aufgaben gehören wirklich dorthin?
- Welche Abläufe funktionieren gut?
- Wo hängt zu viel Wissen an einer einzelnen Person?
- Und welche Anforderungen sind längst hinzugekommen, ohne dass die Rolle entsprechend verändert wurde?
Deshalb verstehen wir Interim Executive Assistance nicht als reine Überbrückung. Wir steigen in die laufende Arbeit ein und entlasten zunächst dort, wo es unmittelbar nötig ist. Gleichzeitig wird im Alltag sichtbar, was die Rolle tatsächlich leisten muss und welche Strukturen sie dafür braucht. Nicht aus der Distanz. Sondern während die Arbeit passiert. So lassen sich Abläufe sortieren, Verantwortlichkeiten sauberer fassen und Wissen so aufbereiten, dass es nicht mit der nächsten Person wieder von vorne beginnt.
Gute Interim-Arbeit endet mit einer guten Übergabe
Der entscheidende Teil kommt zum Schluss. Eine feste Besetzung sollte nicht in eine Sammlung historisch gewachsener Routinen einsteigen und sie mühsam entschlüsseln müssen. Sie sollte wissen, welche Themen sie steuert, welche Entscheidungswege gelten und worauf sich die Geschäftsführung verlassen können muss. Eine gute Interim-Lösung hinterlässt deshalb mehr als einen gefüllten Kalender. Sie hinterlässt einen funktionierenden Arbeitsrahmen. Und genau dann hat sie ihren Zweck erfüllt.